データ分析を直感的に実現させるBIツール

帳票作成・データ抽出/分析のBIツールDataNature

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導入事例

その他 活動日報や会員カルテ等のデータを、
分析しやすく統合/加工/Excel連係
日報分析カルテ分析

お客様のご紹介

本部:広島市中区
職員数:40名
指導員数:120名
事業内容:次の事業を行う商工会の指導・支援
地域の総合振興・経営の相談/支援・IT関連事業の支援・街おこし/村おこし等

総務部 人事情報課
課長 大林 勝則 様

県内34の商工会、120名の指導員を支援 組織率の維持・向上に向け、BIツールを検討

商工会は、商工会法に基づいて、主に町村部に設立された公的団体で、全国には1,679の商工会がある。市単位の商工会議所とは異なり、小規模事業者の割合は9割を超える。商工会連合会は、各都道府県内における商工会を広域的に管理・支援する。

広島県商工会連合会(以下、県連)の場合は、34の商工会で活動する経営指導員120名を擁する。指導員は、地区の会員事業所を巡回訪問し、経営指導をはじめ、経理・税務・労務・金融等、各種相談に熱心に対応しているが、近年は会員数の減少が憂慮すべき状況となっている。

「喫緊の課題は、他の県連と同様、『組織率(加入率)の維持・向上』にあります。」と、総務部 人事情報課の大林課長は語る。県内の会員数は現在22,000あるが、漸減に歯止めがかからない。人口減、景気低迷、経営者の高齢化などにより、中山間地域を中心に、廃業率が開業率を上回る状況が続いている。「分母となる事業所数の減少は致し方ないが、会員としてのメリットを見い出せずに退会されることだけは何としても阻止したい。そのためには、指導員の活動をきめ細かく管理し支援することが欠かせないと判断しました。指導員から得られる日々の活動データは、基幹システムに蓄積されるが、それらのデータは、専門の知識がなければなかなか扱えず、溜まっていくだけでした。必要なデータを自在に取出し、横断的に管理・分析できるBIツールがあれば、蓄積データをもっと活用することができる。」と、大林課長はBIツールの必要性を説明する。

他県での実績を知り、DataNature/Eを導入 3年後にはDataNature Smartにバージョンアップ

2009年、隣県の商工会連合会でDataNatureを導入した実績があるのを知り、基幹システムを手掛ける(株)富士通マーケティングを通じて弊社に声がかかる。

基幹システムとの親和性に優れ、DB2やSQLServer等からのデータ抽出/加工をノン・プログラミングで実施できることなどが高く評価されて、2009年12月にDataNature/Eの採用が決定した。導入後は、県連のニーズに沿う定型アウトプットの登録作業を進め、2010年3月に運用を開始した。

その後、3年にわたって継続的に運用し続け、2013年3月には、最新のDataNature Smart(以下、DNS)にリプレイスし、現在に至る。 「フォルダ単位で定義の管理や整理ができるようになり、さらに便利になった。」と、大林課長はバージョンアップの効果を語る。

日報データと会員カルテデータを照合 指導員の活動を分析し商工会にフィードバック

指導員は、年に最低2回は会員事業所を訪問するように指導されているが、すべての会員にまでは手が回らず、年に1度も訪問できていない場合もあるという。「以前は会費徴収のために訪問し相談等を受けるきっかけにもなっていたが、口座自動振替になり、付き合いはますます希薄になっています。商工会を認知・活用してもらうには、指導員からの積極的なアプローチが重要です。そのために、訪問頻度の指標となる『巡回浸透率』(担当する会員すべてに年1回以上訪問すれば100%)を、商工会/指導員ごとに日々DNSで把握し、対策を指導しています。」と大林課長。

それでは、指導員の活動とデータの流れに注目して、運用イメージやその効果を説明しよう。
指導員は、訪問状況や指導の内容を会員ごとにつくられた「カルテ」に入力するとともに、1日の活動を「日報」に取りまとめる。入力されたデータは、基幹系システムに逐次蓄えられていく。

また、グループウェアを介し、指導員が入力した超過勤務時間・休暇・出張等のワークフロー・データも基幹システムに取り込まれている。それらのデータはDataNature サーバーにより毎日夜間に更新され、大林課長がDNSを使ってExcelに出力し、統計/分析を加えた上で、各商工会へフィードバックするとともに、県への報告資料としても活用している。

「指導員の活動状況や業務内容を詳細に把握するためには、従来は日報とカルテのそれぞれ異なるフォームのデータを突き合わせなければならず大変でした。DNSが両データをマッチングしてくれるので、指導員の活動と会員の状況を簡単かつ一元的に管理できるようになり、非常に助かっています。」と大林課長は評価する。

また、きめ細かなチェックもDNSがサポートしている。例えば、コメント欄に一定以上の入力がない日報の検索や、訪問日と入力日の差をもとに、日報入力が遅れずに行われているかなどの検索も簡単に設定し抽出することができるので、指導員への注意喚起もタイミングを逃さず、効率良く行うことが可能になった。

ITリテラシーの向上が現場のニーズを生む その鍵はクライアント機能の利用促進にあり

このように、DNSは継続的に運用されているが、大林課長の目指すゴールはまだまだ遠く、「残念ながら、DNSの機能やメリットを十分活かしきれているとは…。」と話す。現在のところ、運用の範囲が県連に限られており、商工会や指導員自らがDNSのクライアント機能を活用して必要なデータを抽出・分析したり、日々の活動に活かすなどの環境にはない。

大林課長は、「そのためには、指導員の意識づけやITリテラシーの向上が欠かせない。まずは、『こんなデータが欲しい』など、現場からのニーズが上がってくるよう、商工会に働きかけている段階です。」と語る。
また、分析の対象を指導員から会員事業所へと枠を拡げることも検討テーマの一つだ。例えば、指導の内容を統計的に整理することで、会員ニーズの傾向をタイムリーに確認できる。

最近では消費増税に伴う価格転嫁対策など消費税の相談が多いようだが、ニーズを事前に把握しておくことで、指導の準備やヒントにもなる。さらには、商工会ならではの業務を活かしたデータ活用も考えられる。例えば、その一つに、会員の税務申告の支援がある。電子申告した会員のXTX形式のデータは、基幹システムにも取り込まれている。申告データの中から、経営向上の指標となる「付加価値額」を取り出し、エリア別に、あるいは時系列でグラフ化し、各商工会にわかりやすく示すことで、地域の特性や経営の状況を的確に可視化/共有できる。

他県から視察に訪れるほど高評価だが商工会の発展には更なるIT化推進が不可欠

県連には、同じ悩みを抱える他県の商工会連合会からの視察もあり、「これはいい」と評価する声も寄せられているという。商工会では、指導員による経営支援のほか、地域資源の発掘や販路拡大、創業支援など、組織を挙げて多彩な活動を行っている。しかし、昨今は財政難に伴う補助金の見直しなど、公的団体への風当たりもきつい。商工会も例外ではなく、その存在意義が問われているという。

地域の活力は、地域産業の成長によって高まり、商工会の維持発展も会員事業者の経営状況にかかっている。そのためにも、指導員の活動を日々支援し、地域全体をデータで俯瞰できるDNSの潜在能力に大きな期待がかけられている。

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取材年月:2014年7月
※導入事例でご紹介している情報・内容は取材当時の内容に基づいています。

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